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武汉轻工大学合同管理办法

作者:  来源:发展规划处   时间:2016/02/26 15:51:28  点击量:

武汉轻工大学合同管理办法

作者: 来源:发展规划处 时间:2016/2/26 15:51:28  点击量:武汉轻工大学合同管理办法

第一章总则

第一条为规范学校合同的订立、履行和管理,防范合同风险,维护学校合法权益,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法所称合同,是指学校与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条签订合同为学校法人行为。未经学校授权,学校内部任何单位或个人不得以学校名义或内部单位名义对外签订合同。

第四条订立、履行合同,应遵守国家的法律、法规并符合学校规定,遵循平等互利和诚实守信的原则,维护学校的合法权益。

第二章合同的管理

第五条学校合同管理遵循“统一领导、分类管理、分工负责、加强监督”的原则。校长统一领导全校的合同管理工作;分管业务校领导按照分工对分管业务范围内的合同事项负责;重要事项应当向校长报告。

重大合同的签订应当报请校党委常委会议或者校长办公会议研究批准。

第六条学校发展规划处是合同统筹管理部门,其主要职责:

(一)制定合同管理制度并负责组织实施;

(二)对合同管理工作进行业务指导、监督、检查和考核;

(三)审订学校合同示范文本,并推行使用;

(四)参与重大、重要合同的可行性研究、相关法律问题的咨询论证工作;

(五)对重大、重要合同进行法律审查;

(六)会同学校法律顾问参与合同纠纷处理;

(七)其他应当由合同统筹管理部门承担的职责。

第七条合同归口管理部门是指负责校内教学、科研、学生管理、基建、物资采购、后勤保障、财产租赁、国际交流等活动的业务管理部门(直属单位)。各类合同依据性质、内容、经费来源、立项审批等的不同,分别由相应业务职能部门(直属单位)负责管理。其主要职责:

(一)审查合同项目的可行性,必要时聘请有关专家和学校法律顾问进行论证;

(二)审核合同相对方的主体资格及信用状况;

(三)审核合同基本条款的完备情况,包括合同相对方的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同争议解决方式等;

(四)审核合同的规范性、合法性及价款的合理性等;

(五)协助合同纠纷处理;

(六)根据其职责范围,制定学校常用合同示范文本;

(七)其他应当由合同归口管理部门承担的职责。

第八条合同承办单位指负责合同谈判、拟订、具体履行的职能部门(直属单位)或各学院(部);合同承办人是指负责科研项目申报、技术开发、服务、转让及许可等技术合同的谈判、拟订、具体履行的教职工。其主要职责:

(一)对合同项目进行可行性论证和业务风险评估;

(二)负责对合同相对方资质、资信状况、签约资格、履约能力等事项的调查和审查;

(三)牵头组织合同的洽谈、合同条款的起草拟定;

(四)依据本办法和学校其他相关规定,具体负责合同的订立、履行、变更和解除;

(五)负责在合同签订后及时将合同原件送交印章部门;

(六)负责合同纠纷处理;

(七)其他应当由合同承办单位(人)承担的职责。

第九条学校监察处是合同监督部门,其主要职责:

(一)监督在合同立项、签订、履行过程中,是否存在玩忽职守、收受贿赂、与他人恶意串通,损害学校利益的行为;

(二)监督在合同签订、履行过程中,是否存在违反本管理办法的行为;

(三)根据需要参与合同纠纷的调查处理;

(四)其他应当由合同监督部门应当承担的监督职责。

第十条学校法律顾问参与对影响重大、法律关系复杂及有争议的合同进行会审;对示范合同文本进行审定;参与合同纠纷的处理。

第三章合同签署权限

第十一条合同必须由校长亲笔签署或校长书面授权人亲笔签署或依据本办法规定取得授权的人亲笔签署,其他任何部门及个人均不得擅自对外签署合同。所有合同必须以学校名义签订,学校各部门不得以部门名义对外签订合同及具有合同性质的担保函、承诺函、答复函等。

第十二条根据合同的标的额及性质,合同签订的授权权限如下:

(一)对外投资、融资、联合办学、以学校资产联合经营、外事等重大事项的合同,以及标的额50万元以上的合同,由校长签署或者由校长书面授权人员签署;

(二)标的额50万元以下的合同,由承办单位主要负责人签署;

(三)校地(市、州、县、厅、局)合作框架协议,按对等原则由分管相关业务负责人签署;

(四)校企合作框架协议、校企申报省级及以上平台协议、建立基地协议等合同,由合同归口管理部门主要负责人签署;

(五)科技合同、产学研合同、校企联合申报科技项目合同、科研保密合同等,由开展科技与产学研活动教职工本人签署;

(六)其他合同由校长或者校长书面授权人员签署。

未经校长书面授权或者前款授权,任何单位或者个人不得擅自对外签订合同。

第四章合同印章与编号管理

第十三条学校对外签订合同的指定印章共三枚,分别为武汉轻工大学科技合同专用章、武汉轻工大学合同专用章和武汉轻工大学行政章;学校对外签订合同的指定编号为三种,分别为whpu-20XX-cg-00X、whpu-20XX-zb-00X和whpu-20XX-xb-00X。

第十四条武汉轻工大学科技合同专用章由学校产学研合作与成果处管理;武汉轻工大学合同专用章由学校采购与招投标管理中心管理;武汉轻工大学行政章由学校办公室管理。

第十五条除纵向项目申请书(任务书)以外的科技类、产学研类合同,加盖武汉轻工大学科技合同专用章,采用whpu-20XX-cg-00X的合同编号;采购类合同,加盖武汉轻工大学合同专用章,采用whpu-20XX-zb-00X的合同编号;纵向项目申请书(任务书)以及其他合同加盖武汉轻工大学行政章,采用whpu-20XX-xb-00X的合同编号。

第十六条发展规划处和合同专用印章管理部门应当建立合同台帐和报告制度。

合同专用印章管理部门指导、监督合同承办人填写《武汉轻工大学合同备案登记表》(见附件),并于每学期末,将《武汉轻工大学合同备案登记表》电子表发送发展规划处邮箱fgc@whpu.edu.cn;发展规划处每学期末,向校长和各分管校领导报告合同签订、履行等情况。

第五章合同订立

第十七条合同的订立必须以项目的立项为依据,合同项目立项,按学校相关规章制度和程序执行。合同项目应当招投标的,按照国家相关规定及学校招投标相关规章制度执行。

第十八条合同的订立应当采用书面形式。

(一)国家和行业有标准或示范合同文本的,必须使用标准或示范合同文本;

(二)国家和行业没有标准或示范合同文本的,优先使用学校合同示范文本;没有学校合同示范文本的,由合同承办单位(人)拟定合同文本;

(三)合同归口管理部门应当结合学校实际,制订其职责范围内常用合同示范文本,经发展规划处和学校法律顾问审查,报分管校领导批准,在发展规划处和监察处备案后,作为学校合同示范文本使用。

第十九条合同的内容一般应当包括下列条款:

(一)当事人的名称或者姓名和住所;

(二)标的;

(三)数量;

(四)质量;

(五)价款或者报酬(含收、付款方式);

(六)权利和义务;

(七)履行期限、地点和方式;

(八)违约责任;

(九)解决争议的方法;

(十)其他必须具备或者双方当事人共同认为必须明确的条款。

第二十条合同订立的程序:

(一)除对外投资、融资、联合办学、以学校资产联合经营、外事等重大事项的合同外,标的额50万元以下,合同签署文本为国家、行业、学校有标准或示范合同文本的;标的额5万元以下,合同签署文本为非国家、行业和学校有标准或示范合同文本的。

1.合同承办单位为院(部)

(1)院(部)填写(起草)标准或示范合同文本;

(2)合同归口管理部门审核;

(3)院长(主任)签署或根据第十二条相关规定签署;

(4)专用印章管理部门审查用印。

2.合同承办单位为职能部门(直属单位)

(1)职能部门(直属单位)填写(起草)标准或示范合同文本;

(2)职能部门(直属单位)主要负责人审核;

(3)职能部门(直属单位)主要负责人签署或根据第十二条相关规定签署;

(4)专用印章管理部门审查用印。

3.科技合同

(1)开展科技活动教职工本人填写(起草)标准或示范合同文本;

(2)科学技术处或产学研合作与成果处审核;

(3)开展科技活动教职工本人签署;

(4)产学研合作与成果处审查用印。

(二)对外投资、融资、联合办学、以学校资产联合经营、外事等重大事项的合同;标的额50万元以上,合同签署文本为国家、行业、学校有标准或示范合同文本的;标的额5万元以上,合同签署文本为非国家、行业和学校有标准或示范合同文本的。

1.合同承办单位填写(起草)标准或示范合同文本;

2.合同归口管理部门按其职责审查;

3.发展规划处或学校法律顾问按其职责审查;

4.分管业务校领导审批;

5.根据第十二条相关规定签署;

6.专用印章管理部门审查用印。

第二十一条合同应当及时订立,不得事后补签。但若遇到自然灾害等不可抗力的紧急特殊情况,需进行抢修、抢救等必须立即进行的事项,由分管校领导提出,经校长批准,相关职能部门(直属单位)可先进行处置,之后应当及时补办有关手续,并邀请审计、监察等部门介入监督。

第六章合同的变更与解除

第二十二条变更或解除合同,应符合法定或约定的条件。

第二十三条变更或解除合同必须以书面形式说明原因。

第二十四条变更或解除合同的程序

(一)变更合同标的额在原标的额10%以下,或变更合同标的额5万元以下的。

1.合同承办单位为院(部)

(1)以书面形式说明变更合同原因;

(2)院(部)起草变更合同文本;

(3)合同归口管理部门审核;

(4)院长(主任)签署或根据第十二条相关规定签署;

(5)专用印章管理部门审查用印。

2.合同承办单位为职能部门(直属单位)

(1)以书面形式说明变更合同原因;

(2)职能部门起草变更合同文本;

(3)分管业务校领导审核;

(4)职能部门(直属单位)主要负责人审核、签署,或根据第十二条相关规定签署;

(5)专用印章管理部门审查用印。

3.科技合同

(1)以书面形式说明变更合同原因;

(2)开展科技活动教职工本人起草变更合同文本;

(3)科学技术处或产学研合作与成果处审核;

(4)开展科技活动教职工本人签署;

(5)产学研合作与成果处审查用印。

(二)变更合同标的额超过原标的额10%以上,或变更合同标的额超过5万元以上的。

1.以书面形式说明变更合同原因;

2.合同承办单位起草变更合同文本;

3.合同归口管理部门按其职责审查;

4.采购与招投标管理中心审议;

5.分管校领导审批;

6.根据第十二条相关规定签署;

7.专用印章管理部门审查用印。

(三)基建工程建设合同的变更或解除,按国家、省、市有关规定执行。

第二十五条合同变更、解除应当注意以下事项:

(一)合同主体变更,应当征得合同各方同意;

(二)合同中有担保条款的,变更合同应当经原担保方同意并签章予以确认;

(三)合同经过上级主管部门批准的,变更、解除合同的协议应当报原批准机关批准;

(四)合同经过公证的,变更合同的协议应当报公证机关重新公证;

(五)法律法规有特别规定的,应当按法律法规的规定办理。

第二十六条变更或解除合同,应当采用书面形式。变更或者解除合同的文本作为原合同的组成部分,与原合同具有同等法律效力,属于本办法的管理范围。

第七章合同的履行与纠纷处理

第二十七条合同承办单位及其承办人应负责合同的执行、跟踪、监控和推动合同的实施,全面维护学校权益,保证合同得到全面、及时和正确的履行。

第二十八条合同生效后,如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,合同承办单位应及时采取措施督促其履约并及时向学校报告有关情况。如因对方违反合同而使己方收到损失,应当及时采取措施防止损失扩大,并积极收集、保全有关证据。

第二十九条合同在履行过程中如发生纠纷,由合同承办单位具体负责处理,合同归口管理部门协助处理,同时,合同承办单位应及时报告分管校领导。

第三十条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方签字、盖章生效。

第三十一条发生合同纠纷双方协商不成的,可按法律规定和合同约定通过司法途径解决。学校需主张权益的,合同承办单位应在法律规定的诉讼时效内,提交仲裁部门或人民法院依法处理。

第三十二条若合同纠纷进入诉讼或仲裁程序,该纠纷仍由合同承办单位具体负责处理,合同归口管理部门协助处理,发展规划处会同学校法律顾问参与处理。

第三十三条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,有关主管机关或仲裁机关的调解书、裁决书、判决书等法律文书,在正式生效后,合同承办单位指定专人负责该文书执行的跟踪或履行。

第三十四条合同纠纷处理或执行完毕后,合同承办单位应及时将有关材料汇总、归档,并移交学校档案室存查。

第八章合同归档管理与责任追究

第三十五条合同、相关资料(合同文本修改稿、谈判记录、交往信函包括电报、传真、电子邮件等、签收记录、履行情况记录等)、合同变更说明等,作为学校对外活动的重要法律依据和凭证,不得随意处置、销毁、遗失,合同签订后,合同承办单位及时将合同原件1份(纸质文本)留存专用印章管理部门,由专用印章管理部门负责归档。财务处凭合同原件办理财务手续。按学校档案管理有关规定,及时移交学校档案室。

第三十六条经学校授权,但在合同签订和履行过程中,有下列情形之一的,学校将视不同情节追究相关职能部门(直属单位)主要负责人和直接责任人的责任,并由其赔偿给学校造成的经济损失:

(一)未认真审查合同对方的主体资格和履约能力,造成学校利益遭受损失的;

(二)遗失合同文本或相关资料,造成学校利益损失的;

(三)虚构事实或隐瞒真相,与他方串通,损害学校利益的;

(四)玩忽职守或者泄漏学校秘密的;

(五)贪污受贿,损害学校利益的;

(六)应予处分的其他情形。

第三十七条未经学校授权、超越授权或违反程序和规定对外签订合同、为他人提供担保的,由签订者承担一切后果,给学校造成经济损失的,由签订者按实际损失金额承担赔偿责任;学校还将依据有关规定追究签订者和相关责任人的责任;构成犯罪的,移送司法机关追究刑事责任。

第九章附则

第三十八条需要签订廉政合同的,应在签订主合同的同时按规定签订廉政合同。

第三十九条学校举办或设立的法人单位参照本办法管理合同事务,或参照本办法制订相应的合同管理办法,经校长办公会批准后执行。

第四十条本办法中的“以上”均含本数,“以下”均不含本数。

第四十一条本办法未规定事宜,按法律法规、上级文件或学校有关规定执行。

第四十二条本办法由发展规划处负责解释,自公布之日起施行。原《武汉轻工大学合同管理办法(试行)》(轻工大行发〔2014〕47号)同时废止。